Cómo organizar tu correo electrónico de acuerdo al método de Marie Kondo

No hay nada más incómodo que comenzar un lunes con la bandeja de entrada llena de correos.  Pero además de causar estrés, una bandeja de entrada desorganizada también puede afectar negativamente tu productividad en el trabajo. Cuando la cuenta de correo electrónico no leído aumenta con cada minuto, es difícil saber a qué responder y cuándo. No hablemos de cuando nos toca realizar tareas cotidianas sobre la administración del correo electrónico, ¡puede llegar a parecernos caótico! Pero que no cunda el pánico... existe una metología que podemos aplicar para que esta tarea no nos gane, y finalmente llegue el orden a nuestras vidas. 

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Hemos conversado mucho acerca del método de Marie Kondo, pero una vez más, el correo electrónico es un lugar donde podemos aplicarlo. Laura Mae Martin, asesora ejecutiva de productividad de Google, dirige una capacitación en la empresa sobre este tema y compartió algunos consejos con Refinery29 que hoy queremos rescatar para lograr una bandeja de entrada ordenada y sin caos.

Caso #01: ¡Auxilio! Mi bandeja de entrada es tan abrumadora que podría llorar!

"¡La ansiedad de la bandeja de entrada es algo real! Pero hay esperanza. Estos son los tres pasos más importantes para manejar tu bandeja de entrada, en este orden", explica Martin.

1. Deja de ver los correos electrónicos que no necesitas ver. Cada vez que toca un correo electrónico, consume un poco de energía, por lo que solo debe tocar los que necesita ver. Cree filtros o reglas para tener mensajes menos importantes que no merece su atención inmediata, como boletines informativos, omita la bandeja de entrada o vaya directamente a las carpetas. Intente usar el filtro 'Tiene las palabras: cancelar la suscripción' para que este tipo de correo salte su bandeja de entrada.
2. Crea combinaciones de filtro / etiqueta o 'marcas' para que los correos electrónicos que usted necesita ver se muestren visualmente a medida que van llegando. Por ejemplo, los correos electrónicos directamente de su gerente deben tener un aspecto diferente a los correos electrónicos de su administrador al conjunto compañía. Si está en ventas o reclutamiento, los correos electrónicos de sus clientes o candidatos más importantes deben llamar su atención fácilmente.
3. Crea cubos que describan cuál es su próximo paso para todos los correos electrónicos que llegan. Este es el equivalente a que Marie Kondo 'ponga todo en la cama y luego lo ponga en el método de las pilas. Su cama es su bandeja de entrada principal. Tome toda su bandeja de entrada y organícela en tres categorías: Asigne las cosas que necesita para responder o actúe para "mantener", asigne las cosas que está esperando a otra persona para que "donen" y asigne las cosas que ya no necesita (archivo) a 'tirar'.

Caso #02: Demoro demasiado en responder los emails que me llegan

Muchos que atraviesan esta realidad se preguntan cuánto pueden demorar en realidad en contestar un correo. "Creo que las 24 horas suelen ser un tiempo adecuado para dar algún tipo de respuesta, pero eso puede depender de la carga de trabajo y del correo electrónico. Recuerda que una respuesta no significa completar la solicitud. A veces mi respuesta es: 'Estoy trabajando en muchos proyectos en este momento, así que no podré llegar a esto hasta el final del mes, ¡solo quería informarles!' Pero sigue siendo una respuesta, por lo que saben que no se les ignora o que no me he perdido su correo electrónico", comenta Martin.

Caso #03: Me voy de vacaciones, ¿qué debo hacer?

"Antes de las vacaciones, ata los cabos sueltos y asegúrate de dar instrucciones muy específicas en tu [mensaje] de fuera de la oficina, es decir, 'Si esto es urgente, reenvíe con URGENTE en la línea del asunto' o 'Si esto requiere una decisión antes de que regrese, enviar a X persona. De esta manera, no depende de ti buscar correos electrónicos importantes mientras estás de vacaciones o cuando regreses. Cuando regreses, tómate un tiempo no laboral para revisar tu correo electrónico, de modo que se sienta preparado para regresar a un día laboral normal", recomienda la experta. 

Otras herramientas en Gmail

"Una de mis funciones favoritas de Gmail para esto es posponer. Le permite eliminar un correo electrónico de su bandeja de entrada y luego devolverlo a una hora o fecha específica. Esta es una excelente manera de mantener una bandeja de entrada activa y solo ver los correos electrónicos que tiene una próxima acción. Si tienes un correo electrónico que requiere una respuesta pero no sabrás la respuesta hasta después de una reunión el próximo lunes, aplasa el correo electrónico para el próximo lunes. Posponer guarda las cosas que no necesitas ocultas y, combinado con los filtros, pueden hacer que tu bandeja de entrada incluya solo tareas importantes".